Einleitung
Als Kleinunternehmer hast du oft ein breites Aufgabenfeld: Kundenakquise, Auftragsabwicklung, Buchhaltung – und natürlich das Erstellen von Angeboten.
Gerade hier kannst du mit der richtigen Software viel Zeit sparen und Fehler vermeiden.
Doch welche Funktionen braucht eine Angebotssoftware für Kleinunternehmer wirklich?
Und worauf musst du achten, damit deine Angebote rechtlich korrekt und gleichzeitig professionell aussehen?
Hier findest du alle Antworten.
1. Besonderheiten für Kleinunternehmer
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, musst du in deinen Angeboten keine Mehrwertsteuer ausweisen.
Stattdessen gehört in jedes Angebot der Hinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Achtung: Vergisst du diesen Hinweis, kann es zu Missverständnissen mit Kunden und Problemen mit dem Finanzamt kommen.
Eine gute Angebotssoftware sollte diesen Satz automatisch einfügen, sobald du in den Einstellungen „Kleinunternehmer“ auswählst.
2. Warum Angebotssoftware statt Word oder Excel?
Viele Kleinunternehmer starten mit Word-Vorlagen oder selbstgebauten Excel-Listen.
Das Problem:
- Fehleranfällig (falsche Beträge, vergessene Pflichtangaben)
- Zeitaufwendig (manuelles Kopieren und Formatieren)
- Unübersichtlich bei mehreren Kunden und Projekten
Mit einer professionellen Software kannst du:
- Angebote mit wenigen Klicks erstellen
- Pflichtangaben automatisch ergänzen lassen
- Kundendaten und Textbausteine speichern
- Angebote unterwegs am Smartphone schreiben
3. Wichtige Funktionen für Kleinunternehmer-Software
Eine gute Angebotssoftware sollte mindestens bieten:
- Vorlagen & Textbausteine (AGB, Leistungsbeschreibungen, Zahlungsbedingungen)
- Kundendatenbank
- Automatischen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung
- Mobiloptimierte Oberfläche
- PDF-Export und direkter E-Mail-Versand
- Angebot-zu-Rechnung-Funktion (spart doppelte Arbeit)
4. Mobile Nutzung – unterwegs Angebote schreiben
Als Kleinunternehmer bist du oft selbst vor Ort beim Kunden.
Mit einer mobilen Angebotssoftware kannst du direkt beim Termin ein Angebot erstellen und versenden – noch bevor du den Arbeitsplatz verlässt.
Das erhöht die Abschlussquote, weil der Kunde nicht erst Tage warten muss.
5. Rechtssicherheit & Professionalität
Ein Angebot für Kleinunternehmer muss – auch ohne MwSt. – folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und dem Kunden
- Leistungsbeschreibung
- Preisangabe (brutto, ohne MwSt.-Ausweis)
- Hinweis auf Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
- Angebotsdatum
- Gültigkeitsfrist
Mit einer Software kannst du sicherstellen, dass diese Angaben immer vollständig sind.
6. Fazit
Für Kleinunternehmer ist eine spezialisierte Angebotssoftware keine unnötige Spielerei, sondern ein echter Zeit- und Stressfaktor-Reduzierer.
Sie sorgt dafür, dass deine Angebote professionell wirken, rechtlich korrekt sind und schnell erstellt werden.
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