Angebot Vorlage Excel – Aufbau, Formeln und Grenzen

Kostenlose Excel-Angebotsvorlagen kursieren viele im Netz – wir stellen selbst keine .xlsx-Datei zum Download bereit. Sinnvoller ist ohnehin, die Vorlage einmal selbst aufzubauen: Kopfbereich, Positionstabelle mit den Spalten Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamt netto sowie ein Summenblock mit Zwischensumme, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Dann kennst du jede Formel und merkst, wenn eine bricht. Wer die Rechen- und Layoutarbeit ganz abgeben will, erstellt das Angebot online: AngebotErstellen.de berechnet Netto, Mehrwertsteuer und Brutto automatisch und exportiert das fertige PDF – 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Führe den Steuersatz in einer eigenen Zelle, zum Beispiel H2 mit dem Wert 0,19. Die Zwischensumme netto bildest du mit =SUMME(G8:G27), den Steuerbetrag mit =G28*H2 und den Bruttobetrag mit =G28+G29. Vom Brutto rechnest du mit =G31/1,19 zurück aufs Netto. Schreibe den Satz nie fest in die Formel – sonst musst du bei 7 % oder bei einer Kleinunternehmerregelung jede einzelne Formel anfassen.

Das hängt davon ab, was dein Angebot leisten muss. Word ist stark bei Anschreiben, Layout und Druckbild, rechnet aber nicht: Summen tippst du selbst, und ein Tippfehler bleibt unentdeckt. Excel rechnet zuverlässig, sieht aber schnell nach Tabelle statt nach Angebot aus, und der PDF-Export braucht manuell gesetzte Druckbereiche. Faustregel: viele Positionen und Mengen sprechen für Excel, viel Text und Beratungsleistung für Word. Beides zusammen – Kalkulation und professionelles Layout – bekommst du nur mit einem Angebotstool.

Die meisten Excel-Vorlagen sind auf 19 % Umsatzsteuer ausgelegt, oft fest in der Formel. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus: Setze den Steuersatz in der dafür vorgesehenen Zelle auf 0, statt die Steuerzeile zu löschen – das erzeugt sonst Bezugsfehler in der Bruttoformel. Ergänze zusätzlich den Pflichthinweis, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ In AngebotErstellen.de aktivierst du die Kleinunternehmerregelung einmal in den Einstellungen und sie gilt für jedes weitere Angebot.

Ja, über „Speichern unter“ beziehungsweise „Exportieren“ als PDF. Damit das Ergebnis nach Angebot aussieht, setzt du vorher den Druckbereich auf den Angebotsteil, skalierst die Seitenbreite auf eine Seite, blendest Hilfsspalten aus und prüfst in der Umbruchvorschau, dass der Summenblock nicht allein auf der zweiten Seite steht. Schicke immer das PDF, nie die .xlsx – die Datei wäre für den Kunden editierbar und gibt womöglich interne Kalkulationsspalten preis.