“Kostenvoranschlag” und “Angebot” werden im Alltag oft synonym verwendet – rechtlich sind es aber zwei völlig unterschiedliche Dokumente mit unterschiedlicher Bindungswirkung. Wer das verwechselt, riskiert entweder unangenehme Preisüberraschungen für den Kunden oder finanzielle Nachteile für sich selbst.
In diesem Leitfaden erfährst du, was ein Kostenvoranschlag genau ist, was er kosten darf, wie verbindlich er ist, wie er sich vom Angebot unterscheidet – und bekommst eine fertige Vorlage auf Deutsch und Englisch.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Kostenschätzung nach § 650 BGB, ein Angebot ist rechtlich bindend nach §§ 145 ff. BGB.
- Abweichungen von etwa 15–20 % zwischen Kostenvoranschlag und tatsächlichen Kosten gelten in der Praxis als noch vertretbar.
- Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel kostenlos – Kosten dürfen nur berechnet werden, wenn das vorher ausdrücklich vereinbart wurde (§ 632 Abs. 3 BGB).
- Für verbindliche Preiszusagen ist das Angebot die richtige Wahl, für erste Orientierung bei unklarem Aufwand der Kostenvoranschlag.
Was ist ein Kostenvoranschlag?
Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Werkleistung. Er basiert auf den zum Zeitpunkt der Erstellung bekannten Informationen und dient dem Kunden als Orientierung, bevor er sich für einen Auftrag entscheidet.
Rechtlich ist der Kostenvoranschlag in § 650 BGB geregelt: Ist für die Herstellung eines Werks kein Kostenanschlag als verbindlich vereinbart, gilt er als unverbindliche Grundlage. Weicht der tatsächliche Aufwand wesentlich vom Kostenvoranschlag ab, muss der Unternehmer den Kunden unverzüglich informieren – der Kunde kann den Vertrag dann außerordentlich kündigen.
Typisches Beispiel: Ein Maler schätzt die Renovierungskosten für ein Zimmer auf 1.000 €. Stellt sich während der Arbeit heraus, dass die Wände zusätzliche Vorarbeiten benötigen, können die tatsächlichen Kosten auf etwa 1.150 € steigen – das bewegt sich noch im üblichen Toleranzbereich.
Was kostet ein Kostenvoranschlag?
Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel kostenlos. Nach § 632 Abs. 3 BGB gilt: Ist eine Vergütung für den Kostenvoranschlag nicht ausdrücklich vereinbart worden, ist er im Zweifel nicht zu vergüten. Das Unternehmen trägt also grundsätzlich den Aufwand für die Erstellung.
In der Praxis machen viele Betriebe davon abhängig, wie aufwendig die Erstellung ist: Ein kurzer Kostenvoranschlag per Telefon oder E-Mail ist üblicherweise kostenlos. Erfordert er dagegen einen Vor-Ort-Termin mit Anfahrt, Vermessung oder technischer Prüfung, verlangen manche Betriebe eine Pauschale – das muss dann aber vorher klar kommuniziert werden, sonst gilt wieder die gesetzliche Vermutung der Unentgeltlichkeit. Am besten fragst du das bei der Terminvereinbarung direkt nach, um Überraschungen zu vermeiden.
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Nein, ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich – im Gegensatz zum Angebot. Der genannte Betrag ist eine Schätzung “nach bestem Wissen und Gewissen”, keine feste Preiszusage. In der Praxis gelten Abweichungen von etwa 15–20 % zwischen Kostenvoranschlag und Endpreis als noch akzeptabel, ohne dass eine gesonderte Zustimmung nötig ist.
Wird die Abweichung wesentlich größer, gilt § 650 BGB: Der Unternehmer muss den Kunden unverzüglich informieren. Der Kunde hat dann das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen und muss nur die bereits erbrachte Teilleistung bezahlen. Ein Kostenvoranschlag kann trotzdem verbindlich vereinbart werden – dann spricht man von einem “verbindlichen Kostenvoranschlag”, der praktisch wie ein Angebot wirkt und bei dem Abweichungen nur mit Zustimmung des Kunden möglich sind.
Kostenvoranschlag vs. Angebot: Der Unterschied
| Merkmal | Kostenvoranschlag | Angebot |
|---|---|---|
| Verbindlichkeit | Unverbindlich (Schätzung) | Bindend nach Annahme |
| Toleranz bei Abweichung | Ca. 15–20 % üblich akzeptiert | Keine – Preis gilt wie angegeben |
| Rechtliche Grundlage | § 650 BGB (Werkvertrag) | §§ 145 ff. BGB (Antrag/Annahme) |
| Kosten für den Kunden | Im Zweifel kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB) | In der Regel kostenlos |
| Gültigkeitsfrist | Nicht zwingend | Empfohlen, meist 14–30 Tage |
| Typischer Einsatz | Unklarer Aufwand, erste Orientierung | Klar definierter Leistungsumfang |
Ein Angebot ist rechtlich verbindlich: Sobald der Kunde es innerhalb der Gültigkeitsfrist annimmt, entsteht ein Vertrag zu genau diesen Konditionen – Preisänderungen sind danach nur mit beiderseitiger Zustimmung möglich. Wie du ein rechtssicheres Angebot aufbaust und welche Pflichtangaben hineingehören, erklärt der Artikel Professionelles Angebot schreiben.
Kostenvoranschlag Muster & Vorlage
Diese Vorlage kannst du direkt für deinen nächsten Kostenvoranschlag verwenden – die Platzhalter in eckigen Klammern einfach ersetzen:
Kostenvoranschlag Nr. [KV-2026-001]
[Dein Unternehmen] [Straße, PLZ Ort] [E-Mail, Telefon]
An: [Name des Kunden] [Anschrift des Kunden]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Sehr geehrte(r) [Name],
gerne übermitteln wir Ihnen folgenden unverbindlichen Kostenvoranschlag für die geplante Leistung:
Leistung: [Leistungsbeschreibung] Geschätzter Aufwand: [Menge, Arbeitszeit, Material] Geschätzte Kosten: [Nettobetrag] € zzgl. [19] % MwSt. = ca. [Bruttobetrag] €
Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Der tatsächliche Aufwand kann je nach Zustand vor Ort um bis zu 15–20 % abweichen. Bei größeren Abweichungen informieren wir Sie vorab.
Mit freundlichen Grüßen [Name, Unternehmen]
Praxistipp: Kennzeichne das Dokument immer eindeutig als “Kostenvoranschlag” – nicht als “Angebot”. Diese saubere Trennung schützt dich rechtlich und schafft von Anfang an klare Erwartungen beim Kunden.
Kostenvoranschlag auf Englisch
Für internationale Kunden reicht eine kurze, direkte Formulierung als “cost estimate”:
Cost Estimate No. [CE-2026-001]
[Your Company] [Address]
To: [Customer Name] [Customer Address]
Date: [DD/MM/YYYY]
Dear [Name],
Please find below our non-binding cost estimate for the requested work:
Service: [Description] Estimated scope: [Quantity, working hours, materials] Estimated cost: [Net amount] EUR plus [19]% VAT = approx. [Gross amount] EUR
This is a non-binding estimate. Actual costs may vary by approximately 15–20% depending on conditions found on site. We will inform you in advance of any significant deviation.
Best regards, [Name, Company]
Achte darauf, das Dokument klar als “Cost Estimate” oder “Non-Binding Estimate” zu kennzeichnen – nicht als “Quote” oder “Offer”, da diese Begriffe im Englischen eher einem verbindlichen Angebot entsprechen.
Kostenvoranschlag im Handwerk
Im Handwerk ist der Kostenvoranschlag besonders verbreitet, weil sich der tatsächliche Aufwand oft erst vor Ort einschätzen lässt – etwa bei verdeckten Schäden, unklarem Zustand der Bausubstanz oder Arbeiten, die vom ursprünglichen Plan abweichen können.
Für Handwerksbetriebe empfiehlt sich diese Vorgehensweise:
- Vor-Ort-Termin zur Einschätzung von Aufwand und Material
- Kostenvoranschlag mit klarer Toleranzangabe (15–20 %) als erste Orientierung
- Verbindliches Angebot, sobald der genaue Leistungsumfang feststeht
- Bei Annahme: Auftragsbestätigung zur schriftlichen Bestätigung der Konditionen
Dieses zweistufige Vorgehen schützt beide Seiten: Der Kunde bekommt früh eine realistische Einschätzung, der Betrieb behält sich Spielraum für unvorhersehbare Mehraufwände vor, bis der Umfang final feststeht. Was zusätzlich in ein vollständiges Handwerker-Angebot gehört, zeigt die Checkliste für Handwerker.
Wann Kostenvoranschlag, wann Angebot?
Kostenvoranschlag eignet sich bei:
- Unklarem oder schwer einschätzbarem Arbeitsaufwand
- Projekten mit vielen Variablen (z. B. Sanierung, Reparatur)
- Erster grober Orientierung für den Kunden vor der Beauftragung
Angebot eignet sich bei:
- Klar definiertem Leistungsumfang ohne unbekannte Variablen
- Fester, bereits abgeschlossener Kalkulation
- Wettbewerbsverfahren, Ausschreibungen oder wenn der Kunde eine verbindliche Zusage verlangt
Häufig ist eine Kombination sinnvoll: Erst ein Kostenvoranschlag zur groben Orientierung, dann ein verbindliches Angebot, sobald der Aufwand klar ist. Mit AngebotErstellen.de kannst du beide Dokumenttypen aus derselben Kalkulation ableiten – ohne Zahlen doppelt einzutragen. Wie das im Detail abläuft, zeigt der komplette Guide zum Angebot erstellen.
Kostenvoranschlag erstellen – einfacher mit AngebotErstellen.de
Statt Kostenvoranschlag und Angebot getrennt in Word zu pflegen, kalkulierst du in AngebotErstellen.de einmal – Material, Arbeitszeit und Zuschläge – und exportierst daraus wahlweise einen unverbindlichen Kostenvoranschlag oder ein verbindliches Angebot. Netto, Brutto und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet. 14 Tage kostenlos testen – keine Kreditkarte erforderlich.
Häufige Fragen zum Kostenvoranschlag
Was ist ein Kostenvoranschlag genau?
Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Werkleistung, geregelt in § 650 BGB. Er dient dem Kunden zur Orientierung, bevor er sich für einen Auftrag entscheidet, und ist keine feste Preiszusage.
Was kostet ein Kostenvoranschlag?
Im Zweifel ist ein Kostenvoranschlag kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB) – eine Vergütung muss ausdrücklich vereinbart werden. Bei aufwendigeren Kostenvoranschlägen mit Vor-Ort-Termin verlangen manche Betriebe eine Pauschale, die vorher klar kommuniziert werden muss.
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Nein, ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich. Abweichungen von etwa 15–20 % zwischen Schätzung und tatsächlichen Kosten gelten als üblich. Bei wesentlich größeren Abweichungen muss der Unternehmer den Kunden nach § 650 BGB unverzüglich informieren.
Was ist der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot?
Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung (§ 650 BGB), ein Angebot ist nach Annahme rechtlich bindend (§§ 145 ff. BGB). Beim Angebot gilt der genannte Preis fest, beim Kostenvoranschlag sind Abweichungen von 15–20 % üblich.
Muss ein Kostenvoranschlag schriftlich sein?
Gesetzlich ist keine Schriftform vorgeschrieben – ein Kostenvoranschlag kann auch mündlich oder telefonisch erfolgen. Schriftlich ist er aber empfehlenswert, weil er Missverständnisse vermeidet und im Streitfall als Nachweis dient.
Gibt es eine englische Vorlage für den Kostenvoranschlag?
Ja, eine kompakte englische Vorlage (“Cost Estimate”) findest du weiter oben in diesem Artikel. Wichtig ist, das Dokument klar als unverbindliche Schätzung zu kennzeichnen und nicht mit einem verbindlichen “Quote” zu verwechseln.
Fazit: Beide Dokumente haben ihre Berechtigung
Der wichtigste Unterschied bleibt einfach zu merken: Ein Kostenvoranschlag ist unverbindlich, ein Angebot bindend. Welches Dokument passt, hängt vom Projektstatus ab – bei unklarem Aufwand der Kostenvoranschlag, bei feststehender Kalkulation das Angebot.
Mit einem Tool, das beide Varianten aus derselben Kalkulation erstellt, sparst du dir doppelte Arbeit und bleibst in beiden Fällen rechtssicher. Jetzt kostenlos testen und beide Dokumenttypen in Minuten erstellen.
